業務の効率化

企業でバックオフィスと呼ばれているのが、総務部や人事部や経理部です。
これらバックオフィス部門は、営業部門やマーケティング部門などの後方支援が主な業務です。地道な業務が多いのですが、経理部は最も重要な業務のひとつですし、人事部や総務部は企業の成長に重要な役割を果たしています。

いまバックオフィス業務に、大きな変革が起きています。
これまで人海戦術でおこなっていたデータ入力などの煩雑な作業を、自動化・効率化を図る取り組みが始まっています。
これにより、手作業で膨大な時間がかかっていた事務処理に費やす時間が大幅に減少、ヒューマンエラーも防ぐことができるようになりました。自動化によって浮いた時間を活用して、既存のバックオフィス作業の分析・改善提案ができるようになりました。

長年に渡るバックオフィス系Business Process Outsourcing（BPO）を経験を活かし、数々の業務効率化のための自動化ソリューションを開発してきました。

今回、特に有効なものをRPAを使ってパッケージ化しました。
また、各社の環境に合わせてカスタマイズも可能です。

【パッケージ 一覧】

・交通費精算
・展示会フォローメール
・Excelからwebへの転記
・その他自動化ツール

【パッケージ — 動画】

交通費精算システム

面倒な交通費精算業務を自動化します。

交通費精算業務にかかる時間は50人分だと1500分を超える場合も 交通費精算業務は、毎月、日付や経路などを1つずつ照合・チェックする必要があり、ミスや見落としも許されません。 そんな交通費精算の業務は、一般的な企業では次のような流れで精算されます。都度精算をしていることもありますが、ほとんどが毎月締め日を設けてまとめて精算していることが多いでしょう。

1. 1. 1. 営業担当者などが日付、訪問先、交通機関経路・運賃を記入
      2. 上司の承認をもらう
      3. 経理担当者が内容を確認・運賃のチェック
      4. 承認または問題があれば差し戻し
      5. 交通費精算金の出金（銀行口座への振込）

また、「運賃のチェック」とひとことで言っても、その作業ポイントは4つあります。

1. 1. 1. 交通費の個別検索
      2. 最適経路、最安値のチェック
      3. 申請内容とチェック運賃の突き合わせ
      4. 企業によってはミスや漏れがないか2名体制でチェック

ほとんどの経理担当者が、インターネットで無料利用できる経路検索を使って、上記の作業をひたすら繰り返して、申請者が記入した交通費に間違えがないか、余分な交通費を誤って記載していないかといったチェック作業を行っています。 パソコンの普及により、Excelファイルによる記入・提出を導入していることがほとんどだと思いますが、こうした面倒なチェック作業は、人の手によって手作業で行われていて、締め日の数日前から地獄のようなルーチン作業に多くの経理担当者が追われているのが実態です。 交通費精算業務から少しでも経理担当者を解放して、他の有意義な時間を振り分けることは可能なのではないでしょうか。

[ 参考例 ]
業務パッケージの導入後

 
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展示会フォローメール

展示会の後のフォローメールを自動化します。

展示会に出展した後のフォローメールはどのようにされていますか？
アナログの会社であれば、こんな感じでしょうか。

1. 1. 1. Excelを立ち上げる
      2. 名刺を見ながらひたすら入力
      3. ミスや漏れがないか2名体制でチェック
      4. メールのタイトルや件名を考える
      5. メールとExcelを立ち上げて、ひたすらコピペ
      6. ミスや漏れがないか2名体制でチェック
      7. メールを送信

少しデジタル化が進んでいる会社であれば、スマホを利用して外部業者にリストを作って貰っているでしょう。そうすると1～3は効率化できます。4はお客様との重要な接点になるので、社内でしっかり検討する必要がありますが、5～7はどうでしょう？

単純な作業なので、ミスや漏れが起きる可能性が高いですね。20～30件程度であれば、それほど大した作業では無いかもしれませんが、これが100件、200件だとどうでしょう。せっかく、展示会に出展するのですから、100件や200件の名刺は獲得したいですよね。
そうすると、誰がこの地獄のようなルーチン作業をおこなうのでしょう。
営業ですか？　マーケティングですか？　アルバイトやパートの方ですか？

[ 参考例 ] 業務パッケージの導入後

 
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